مفهوم الاتصال والعلاقات العامة

الاتصال:

يعني الاتصال تدفق المعلومات والتعليمات والتوجيهات والاوامر والقرارات من جهة الادارة الى المرؤوسين بمعنى ان الاتصال ظاهرة اجتماعية. ومن جهة اخرى يعتبر الاتصال اداريا من خلال عمل المدير ومقدرته على تفهم العاملين ومقدرة العاملين على تفهم المدير.

تعريف الاتصال:

1- يعرف (هاناك) الاتصال بانه (العملية التي يتفاعل بواسطتها الافراد بهدف التكامل بينهم والتكامل بين الفرد ونفسه.

2- ويعرف (مريهيو) الاتصال بانه (أي سلوك مقصود من جانب المرسل، ينتقل المعنى المطلوب الى المستقبل ويؤدي الاستجابة بالسلوك المطلوب منه).

3- ويعرف (كونتنز) الاتصال بانه (ارسال وتحويل للمعلومات من المرسل الى المستقبل مع ضرورة فهم المعلومات من قبل المستقبل)(18).

انواع الاتصالات:

يمكن تحديد انواع الاتصالات بما يلي:

1- الاتصال في اتجاه واحد: ويعتبر هذا النوع من الاتصال غير متكامل لانه لا ياخذ بنظر الاعتبار المتصل به، اذ يقوم على مخاطبة شخص لغيره لهذا فان اثر الاتصال هذا يكون محدودا.

2- الاتصال في اتجاهين متقابلين: وهو اتصال مزدوج فالطرف الاول يامر او يعطي المعلومات والثاني يستجيب.

3- الاتصال الرسمي: يتم من خلال السلطة الرسمية وقنواتها واضحة ويعرفها جميع اعضاء التنظيم ويقوم بالاتصال الشخصي المختص وحسب تسلسل المراجع.

وللاتصال الرسمي اربع اتجاهات هي:

1- الاتجاهات الهابطة.

2- الاتجاهات الصاعدة.

3- الاتجاهات الافقية.

4- الاتجاهات القطرية.

- الاتجاهات الهابطة: الاتصال بشكل راسي من اعلى الى اسفل.

- الاتجاهات الصاعدة: الاتصال بشكل تصاعدي، ومن اهم وسائله التقارير وهي عبارة عن معلومات قائمة على اساس الحقائق.

- الاتجاهات الافقية: ويكون الاتصال بين اقسام المشروع المختلفة، وتكون بنفس المستوى حيث يركز التنسيق بين الاقسام والادارات وتطوير خطط العمل لتحقيق الاهداف.

- الاتجاهات القطرية: يطبق هذا النوع من الاتصال بطرق عديدة ومختلفة بين العاملين والافراد التي نضع مراكزهم في مستويات ادارية مختلفة(19).

الاتصال غير الرسمي:

ويتم من خلال التنظيمات غير الرسمية ويتخذ شكلا علنيا او سريا وفق الاحوال ويتطور هذا النوع من الاتصال عندما يحدث قصورا في توصيل المعلومات بالاتصال الرسمي وشبكة هذا الاتصال واسعة وليس لها حدود معينة.

اساليب الاتصال:

للاتصال ثلاثة اساليب:

1- اسلوب الاتصال الكتابي: ويتم هذا الاتصال عن طريق المادة المكتوبة التي تصدر من القائد الى الاتباع.

2- اسلوب الاتصال الشفوي: ويتم الاتصال بين القائد والمجموعة او الفرد والتابع بصورة شفهية وعن طريق الكلمة المنطوقة.

3- اسلوب الاتصال التصويري: هذا النوع من الاتصال يتم عن طريق الصور او الرسوم لايصال مضمون الاتصال، ويمكن تنفيذها عن طريق السينما او التلفزيون او المجلات او الاعلانات.

مقومات الاتصال:

1- معرفة تامة بالمعلومات والبيانات والتوجيهات المراد ايصالها.

2- الثقة في مصدر الرسالة وان تكون الرسالة مكتوبة وواضحة وذات معلومات محددة وان تقتصر على موضوع واحد فقط.؟

3- اختيار الوقت الملائم لتوجيه الرسالة وان تتضمن الصراحة والصدق.

4- التأكد من المعاني والمفاهيم الواردة في الرسالة وباسلوب التخاطب بحيث تجذب الانتباه الكامل للشخص الموجهة اليه الرسالة.

5- استعمال وسائل الايضاح البصرية مثل الرسوم او النماذج لتوضيح وجهات نظر مصدر الرسالة.

6- يجب التأكد على رد الفعل من جانب مستقبل الرسالة.

معوقات الاتصال:

يوجد العديد من المعوقات التي قد تعترض عملية الاتصال وهي:

1- معوقات الاتصال الشخصي (النفسي).

2- معوقات الاتصال التنظيمي.

معوقات الاتصال الشخصي:

1- تجاهل المعلومات التي تتعارض مع ما نعرف.

2- تقييم المصدر.

3- اختلاف الادراك.

4- فهم الاشخاص للكلمات بمعاني مختلفة.

5- اختلاف في فهم الاتصال غير اللفظي.

6- الضوضاء وعدم وضوح الصوت.

معوقات الاتصال التنظيمي:

1- مستويات الادارة: ان كثرة المستويات الادارية في الهيكل التنظيمي تسبب الكثير من المشاكل بسبب نزول وصعود المعلومات.

2- عدد الافراد: ان زيادة عدد الافراد مع قلة الوقت في الاتصال يؤدي الى عدم الفهم.

3- تغيير المديرين: ان كثرة تغيير المديرين يسبب العديد من المشاكل بسبب اختلاف اسلوب كل منهم في طريقة الاتصال.

4- تفسيرات المدير: ان مستويات فهم الامور وسعة الادراك يختلف من مدير الى اخر وهذا يعقد الاسلوب الاداري.

5- المركز الاداري: اعتماد وسائل الاتصال على مركز وربة المرسل في المنظمة.

العلاقات العامة:

ان فلسفة العلاقات العامة وهدفها هو اقامة طريق للاتصال يتم من خلاله الفهم المتبادل بين التنظيم وبين الجمهور المستند على الحقائق والمعرفة والمعلومات الكاملة.

والعلاقات العامة هي من وظائف التنظيم التي تهتم بتقييم الاتجاهات العامة، وتوضح السياسات والاجراءات التي يستخدمها التنظيم مع الجمهور، وتتضمن كذلك تنفيذ البرامج التي تهدف الى الفهم والقبول لهذا البرنامج.

ويمكن تحديد وظيفة العلاقات العامة بما يلي:

1- تقييم الراي العام والتاكيد على اهميته.

2- تعريف الراي العام بالطريق الذي يسير فيه التنظيم وبطريقة تعامله مع الجمهور الخارجي.

3- الاعتماد على طرق الاتصال للتاثير في الراي العام(20).

تعريف العلاقات العام:(21)

قبل تعريف شامل للعلاقات العامة لا بد من معرفة محتويات وانشطة العلاقات العامة وهي حيث يرى عدد من الكتاب:

1- العلاقات العامة فن تطبيقي وهو يقوم به الاخصائي لكسب الثقة وخلق التفاهم والرضى بين المنظمة وعملاؤها.

2- العلاقات العامة مهنة التاثير في الراي.

هذه المجموعة من التعاريف مركزة على الجانب التاثيري للعلاقات العامة، فهي تعرض لها كمهنة ابتكار اسلوب منظم للتاثير في الراي باستخدام الطرق المختلفة للاتصال ومهارات النشر والاعلان.

3- العلاقات العامة كوظيفة اتصالات:

يعلق البعض اهمية على هذا النشاط الاتصالي الذي تقدمه العلاقات العامة لجماهيرها الداخلية، ويرونه ركيزة لاي نشاط خارجي الى الجماهير النوعية، فالعلاقات العامة في نظر هذه المجموعة تبدا من الداخل ولا بد من تنمية علاقات جيدة مع جمهور العاملين قبل البدء في أي نشاط خارجي.

4- العلاقات كوظيفة تخطيطية:

تعلق هذه المجموعة اهمية كبرى على الجانب التخطيطي في العلاقات وترى ان الجو المناسب الذي تسعى العلاقات العامة الى خلقه وهذه الثقة التي تعمل البرامج على بنائها، وهذا التاثير الذي تتجه الانشطة للحصول عليه لا يمكن ان يتحقق الا بالجهود الادارية المركزة والمخططة اذ ان هذه البرامج نشاط مدروس وثمرة تفكير وبحث ودراسة للمشكلات.

ويعلق اصحاب هذا التعريف اهمية بالغة على تقييم اتجاهات الراي العام على اعتبار ان رسم السياسات ووضع الخطط والبرامج يتركز على نتائج هذا المقياس.

 5- العلاقات العامة كنشاط تسويقي:

لقد ظهرت اتجاهات تدعو الى ان تصبح العلاقات العامة نشاطا من انشطة التسويق داخل المنظمة ويستند هذا الاتجاه على ان تنمية المنظمة لعلاقاتها مع الجماهير سواء الداخلية او الخارجية هو جزء من النشاط التسويقي، كما ان للعلاقات العامة في ظل هذا الاتجاه وظائف جديدة تسعى الى تحقيقها لخلق فهم مشترك ومتبادل بين المنظمة وجماهيرها.

ويعرف(Lasley)لسلي: ثلاثة ادوار للعلاقات العامة طبق كل منها على الاحتياجات المحددة لجماهير المنظمة المختلفة وكذلك تطبق على كافة انواع المنظمات وهذه الادوار هي:

1- الاتصال مع جماهير المنظمة.

2- خلق تفاهم متبادل بين هذه المجموعات.

3- خلق صورة ذهنية للمنظمة في عيون جماهيرها.

ويضيف فاين(Finn)مبدءا جديدا للعلاقات العامة وهو المساهمة في تنمية مبيعات المنشاة حيث يرى ان وظائف العلاقات العامة:

وظائف العلاقات العامة (مجالاتها):

1- البحث: ويقصد به الدراسات المتعلقة بقياس اتجاهات الراي العام بين جماهير المنظمة في الداخل او الخارج وتقدير مدى نجاح الحملات والبرامج الاعلامية ووسائلها بمقاييس احصائية دقيقة.

2- التخطيط: ويقصد به تخطيط ورسم سياسة العلاقات العامة بالنسبة للمنظمة وذلك بتحديد الهدف والجماهير المستهدفة وتصميم البرامج الاعلامية وتوزيع الاختصاصات وتحديد الميزانية وتوزيعها على الانشطة.

3- الاتصال: ويقصد به القيام بتنفيذ الخطط المختلفة والاتصال بالجماهير المستهدفة وتحديد وسائل الاعلام المختلفة والمناسبة تصل الجمهور والاتصال بالهيئات والافراد في الخارج وقادة الراي ومراكز المعلومات المختلفة.

4- التنسيق: تقوم ادارة العلاقات العامة بالتنسيق بين اقسامها وبين الادارات الاخرى في المنشاة وذلك يؤدي الى فعالية القيام بالنشاط.

5- التقويم: ويقصد به قياس النتائج الفعلية لبرامج العلاقات العامة والقيام بالاجراءات التصحيحية لضمان فعالية البرنامج وتحقيقه لاهدافه.

مصادر الفصل السادس:

(18) محمد رسلان الجيوسي، جميلة جاد الله، الادارة علم وتطبيق، الطبعة الاولى، دار المسيرة، عمان، 2000، ص 160 – 161.

(19) محمد رسلان الجيوسي، جميلة جاد الله، الادارة علم وتطبيق، الطبعة الاولى، دار المسيرة، عمان، 2000، ص 163.

(20) محمد سعيد عبد الفتاح. الادارة العامة، الطبعة الرابعة، 1980-1981، الدار المصرية الحديثة، الاسكندرية، ص 373.

(21) بشير العلاق. اسس الادارة الحديثة، دار البازوري العلمية للنشر والتوزيع، عمان، 1999، ص 359-361.