المكتب التنفيذي

المكتب التنفيذي

بقلم د. تيرس عوديشو

ذَكَرتُ في المقالة السابقة ان هيكلية المنظمة الرياضية غير الحكومية اللاربحية تتكون من الهيئة العامة الذي يمكن ان تُشَبَه ببرلمان المنظمة ومكتب تنفيذي او مجلس ادارة الذي يمثل السلطة التنفيذية والادارة التي تمثل الافراد المهنين الذين ينفذون البرامج التي يضعها المكتب التنفيذي (اوالهيئة الادارية). وتتميز المنظمات الرياضية اللاربحية بالعمل الطوعي بشكل عام حتى في الادارة ولكن في المنظمات الكبيرة قد يكون هناك موظفين مُعَيًنينْ مقابل رواتب مالية. وبما ان العمل الرياضي اخذ يتطلب مبالغ مالية كبيرة وتسويق اولمبي وحاجة الى اعداد الرياضيين على المدى البعيد فقد اتجهت المنظمات الرياضية الكبيرة مثل  الاتحادات الدولية واللجان الاولمبية الوطنية الى تعيين مدير تنفيذي يشرف على تنفيذ الستراتيجيات التي تضعها المنظمة.

 وضع الاستراتيجيات ومراقبتها

 مراجعة ومراقبة النشاطات الادارية وادائها

 تقديم التقارير للهيئة العامة ومن لهم مصلحة في المنظمة

 توظيف المدير التنفيذي وتقويم عمله وتوفير النصيحة ومكافئته

 ظمان تقيد المنظمة بالقوانين السائدة في البلد

 ادارة المصادر المالية

 وضع خطة لمعالجة المخاطر

 التقويم الذاتي وتقويم الاعضاء على انفراد

 البدىء بنشاطات تنمية قدرات المكتب

هذا ويجتمع المكتب التنفيذي عادة 4 الى 6 مرات في السنة لتنفيذ الواجبات اعلاه اما الادارة اليومية للمنظمة فتترك للمدير التنفيذي وموظفيه.

ومن مسؤوليات المكتب التفيذي او مجلس الادارة الاخرى اضافة الى التي سبق وان تم ذكرها في مقالات سابقة نجد ان لاعضاء المكتب التنفيذي مسؤوليات قانونية كما هي موثقة في قوانين المؤسسات في الدولة وهي مسؤولية الاهتمام ومسؤولية الولاء للمنظمة والخضوع لمسؤولية (النية الحسنة) ومسؤولية الصراحة.  ومن اعمال عضو المكتب التي تعكس النية الحسنة هي العمل بصدق وبامانة يرافقه احسن النيات لاجل افادة المنظمة اللاربحية. ومن امثلة الاداء الذي يعكس الاهتمام الجيد هي بذل جهد معقول وباهتمام لاجل ان يعرف مهمة المنظمة وخططها وسياسة (سياقات) عملها وان يتاكد بانها فعلا تخدم احتياجات المجتمع الذي يمثله المكتب. وعليه ان يتاكد من ان نشاطات المنظمة تتماشى مع مهمة وخطط وسياسات المنظمة وانها تتماشى مع القوانين والانظمة المتبعة في المجتمع. ويشارك مشاركة كاملة في اجتماعات المكتب وان يدرس القرارات ويناقشها ويقرأ ويقيم ويَضمِن دقة التقارير كافة من ضمنها محاضر الجلسات والتقارير المالية والتقييم.  وعليه ان يتحقق من ان المنظمة تملك المصادر الوافية  ومن ضمنها البشرية والاموال والممتلكات الاخرى. ومن امثلة اداء واجبات الولاء للمنظمة هي اتخاذ القرارات المعقولة وبجهد يعبر عن حسن النية عند العمل كعضو المكتب او كموظف وان يفكر دائما بالاولويات وان يقرأ ويقيم التقارير كافة ويتاكد من دقتها ومن ضمنها محاضر الاجتماعات والتقييمات المالية. ومن هذه المسؤوليات ايضا التركيز على المنظمة وليس التركيز على نفسه او اي منظمة اخرى وان يشارك الآخرين في الافكار والآراء والنصائح لاجل تقدم المنظمة ويمثلها بشكل ايجابي وبوضوح. وعند الاخذ في الاعتبار النشاطات الاكثر خصوصية التي ينجزها المكتب التنفيذئ على عضو المكتب ان يحافظ على سرية اسلوب اتخاذ القرارات داخل مجلس الادارة حتى عندما يكون معارض لها.

هكذا  نجد ان للمكتب التنفيذي مسؤليات محددة بغض النظر عن طبيعة المكتب التنفيذي وهي مسؤليات اجتماعية وقانونية وكذلك لاعضاء المكتب التنفيذي المسؤوليات نفسها بالرغم من انه يعمل بشكل طوعي لان عضوية المكتب التفيذي لاي منظمة تعد مسؤولية وواجب بمجرد قبول العضو العمل فيها ويتحمل تبعات عمل المكتب يكامله حتى لو كان غير مسؤول عنها.

---

وبقدر ما يبحث المكتب في تشخيص نقاط الضعف في عمله التي تُقوِمْ عمله وعمل أعضاءه عليه أن يسعى إلى البحث عن ايجابيات عمله أيضا.

مؤشرات القوة في عمل المكتب التنفيذي

أن الإجابة بنعم لهذه المؤشرات تعد إشارة إلى نجاح المكتب التنفيذي في عمله والإجابة بكلأ إشارة إلى ضعف عمل المكتب التنفيذي أيضا.

وبعد الإطلاع على نتائج هذا التقويم يمكن أن يشخص المكتب التنفيذي نقاط الضعف ونقاط القوة في عمله كجهة مسئولة عن تحديد مسا ر المنظمة وان يعمل على تصحيح الأخطاء وتعزيز العمل الايجابي. ولكن يجب أن نتذكر أن المكتب التنفيذي يتكون من مجموعة من الأفراد من اختصاصات وثقافات وخبرات مختلفة ولكن ما يقدمه كل منهم يؤثر ايجابيا أو سلبيا في مسيرة المنظمة، ولهذا سيكون موضوعنا التالي هو دور عضو المكتب التنفيذي في المكتب.