تقويم المكتب التنفيذي في المنظمات الرياضية
تقويم المكتب التنفيذي في المنظمات الرياضية
د. تيرس عوديشو
تناولت في مقالة سابقة موضوع هياكل المنظمة الرياضية (الهيئة العامة والمكتب التنفيذي والإدارة) وكيف أن، المكتب التنفيذي (أو مجلس إدارة) هو من يوجه المنظمة ويدير دفتها في المسار الذي ترسمه الهيئة العامة من حيث التشريع والموافقة على خطط المكتب التنفيذي وان الإدارة هي التي تدير العمل في الاتجاه المرسوم لأجل تحقيق الأهداف المحددة في خطة المنظمة الإستراتيجية.
ولهذا طبيعة عمل المكتب التنفيذي وكفاءة عمل أعضاءه معرفتهم الدقيقة لواجباتهم الفعلية يؤثر حتما في مدى نجاح المنظمة ككل. ولكن يبقى لسؤال كيف يتحقق المكتب التنفيذي من أن عمله في توجيه المنظمة سليم وأن أعضاءه كافة يعملون بكفاءة عالية بشكل جماعي وكأفراد وأن النتائج المتحققة تتلاءم مع الأهداف الموضوعة في خطة المنظمة؟ والجواب هو التقويم الذاتي للمكتب التنفيذي ككل ولكل عضو من أعضاءه كأفراد.
الهدف من تقويم المكتب التنفيذي
يهدف التقويم إظهار ما إذا كان العمل الذي يقوم بيه المكتب التنفيذي من عمل الآن يعكس الطريقة المثلى لتحقيق الأهداف المحددة من قبله في الخطة الإستراتيجية التي أعدها المكتب التنفيذي، ويمكن التحقق من هذا عن طريق إجراء تقويم ذاتي للمكتب التنفيذي ككل ولكل من أعضاءه على حدة ومن التساؤلات التالية يتحقق المكتب التنفيذ من مدى كفاءته في توجيه دفة المنظمة.
• هل أن عملنا الذي نقوم بيه الآن ناجح في تحقيق الأهداف التي وضعناها؟
• كيف سنعرف أن عملنا ناجح فعلاََ؟
• ما هي الظروف التي تهيئ فرص للنجاح في عملنا؟
أن الغرض الأساس من التقويم يجب أن يكون لاكتشاف ما يجب عمله في الفترة اللاحقة أو السنة القادمة وليس تقويم لأجل قياس مدى فشل أو نجاح المكتب التنفيذي في عمله لهذا لا يجب أن يُعَد التقويم بمثابة اختبار وأن لا يُعَد التقويم شيء يقوم بيه المكتب التنفيذي مرة كل أربع سنوات، إذ أن التقويم عملية مستمرة يشمل كل جانب من أعمال المنظمة والتي من ضمنها المكتب التنفيذي وأعضاءه، وهو أيضا أداة لاتخاذ القرارات وتحول تساءل المكتب التنفيذي من ماذا عمل إلى ماذا أنجز؟ أي الانتقال من عملية العمل إلى نتيجته.
وهكذا عند تقويم جودة العمل يعرف التقويم بأنه تقويم عمل وعند تقويم النتائج يعرف التقويم بأنه نتائج، وفي مجال الرياضة يتم تقويم الاثنين معا، وفي الرياضة نُقوِم الاثنين معا إذ يمكن تحقيق بعض النتائج بالرغم من ضعف العمل ولكن زيادة الجودة حتما يرافقه زيادة في تحقيق نتائج اكبر.
الأسباب وراء ضرورة تقويم المكتب التنفيذي
من أهم فوائد تقويم أداء المكتب التنفيذي:
• قياس التقدم في تحقيق الانجازات في المواضيع التي تشكل الأولوية من ضمن مشاريع المكتب التنفيذي وعلى وفق تسلسل الأولويات.
• تنفيذ التقويم يظهر مصداقية المكتب التنفيذي أمام هياكل المنظمة الأخرى وأمام من بهم مصلحة في المنظمة ونفسه ويعبر أيضا عن شعور المكتب بالمسؤولية وضرورة مساءلة نفسه وأعضاءه قبل مساءلة الآخرين.
• التحكم بالميزانية ومتابعة الصرف ومقارنته مع المنجزات لحساب كفاءة الصرف مقابل الانجاز.
• ألتأكد من أن النتائج المتحققة في مختلف مجالات عمل المنظمة تتلاءم مع الأهداف المحددة مسبقا من قبله.
لقد أصبح تقويم المكتب التنفيذي لنفسه كمجموعة وأعضاءه كأفراد أكثر شيوعا هذه الأيام لوجود ميل عام تجاه التقويم ولزيادة المطالبة بضرورة الالتزام بميثاق الخلق ومساءلة من لهم مصلحة في اللعبة للمكتب التنفيذي حول ما يقوم بيه المكتب التنفيذي وحتى الهيئة العامة للمنظمة. هكذا يصح التقويم وسيلة لإثبات جدارة المكتب التنفيذي وأعضاءه في احتلال مناصبهم في قيادة المنظمة.
وبالتأكيد أن تقويم المكتب التنفيذي لعمله ولعمل أعضاءه ليس بالعملية السهلة وخصوصاً عندما لا تكون للمكتب خطة إستراتيجية متفق عليها تشمل التقويم الذاتي كفقرة من فقراتها، وبشكل خاص عندما يعارض بعض أعضاء الكتب هذه العملية لأنهم قد يعدوه اختبار لكفاءتهم ولقدراتهم كأفراد.
هذه المعارضة لن تحدث عندما يفهم أعضاء المكتب أن الهدف من التقويم الذاتي للمكتب التنفيذي ولأعضائه هو لمساعدة المكتب على زيادة كفاءة عمله وللسماح لأعضاء المكتب في فهم دورهم ومسؤولياتهم وكيف يمكنهم ان يحققوا أهدافهم بكفاءة أعلى، كما أن عملية التقويم نفسها تساعد في بناء مهارات المكتب في عمله كفريق وتساهم أيضا في حل المشاكل الداخلية وتعكس لمن لهم مصلحة في المنظمة بأن أعضاء المكتب التنفيذي غير حساسين تجاه تطبيق موضوع الشفافية وإخضاع عملهم للمساءلة وقبولهم المسؤولية التي تأتي من موقعهم كأعضاء في المكتب التنفيذي.
ولكن كل هذه الفوائد المكتسبة من عملية التقويم الذاتي للمكتب التنفيذي لن تمنع عدد منهم من معارضة الفكرة بالأساس، وفي الغالب تأتي هذه المعارضة كما ذكرت من اعتبار التقويم كاختبار لكفاءتهم ولاحتمال أن تظهر النتائج الحاجة إلى إجراء بعض التغيرات في عملهم مما يتطلب منهم بذل جهود إدارية أكثر وأحيانا قد يؤثر في بقاءهم في منصبهم خاصة عندما لا يستطيعون المواكبة لما هو جديد وما هو مطلوب منهم كأعضاء في مكتب تنفيذي مسئول عن قيادة منظمة رياضية. ولكن هذا ليس السبب الوحيد لمعارضة التقويم الذاتي إذ من المحتمل أن الأعضاء لا يفهمون الغرض الأساس للتقويم حيث لا يريدون الربط بين أداءهم كجماعة وبين أداء المنظمة نفسها، وسبب آخر للمعارضة هو شعور أعضاء المكتب بأنهم يقومون بعملهم في أحسن وجه وليس هناك أي داعي لأي تقويم لأنه مضيعة للوقت، والتحدي الأكبر للتقويم هو الجواب الذي يسمعه الشخص الذي يقترح التقويم والذي غالبا ما يكون في شكل السؤال، " تعني إننا لا نفهم عملنا حتى تقوم أنت في اختبارنا؟"
عندما يرى أعضاء في المكتب أنهم أكفاء في عملهم دون أن يخضعوا هذه الكفاءة للتقويم من قبلهم أو من قبل جهة متخصصة من خارج المنظمة تبدأ إخفاقات المكتب التنفيذي تدريجيا إلى أن تتراكم هذه الإخفاقات وتصبح مشكلة كبيرة أو أن تخلق أزمة في المكتب.
ولكن إذا فهم أعضاء المكتب أن هدف التقويم هو ليس في الواقع ما قام بيه المكتب أو اختبار للنجاح أو الفشل وإنما يهدف إلى معرفة نسبة إلى ما حققه من ألأهداف المحددة في خطته الإستراتيجية والى الاستفادة من النتائج المتحققة من التقويم لأجل تحسين أداءه في السنة اللاحقة عن طريق التخطيط السليم لغرض تلافي ما حدث من نقص في الأداء.
من يخضع للتقويم؟
يخضع للتقويم كل من:
• المكتب بشكل جماعي.
• عضو المكتب التنفيذي لوحده ومن حيث حضوره والمشاركة في النقاشات وأداء الواجبات المناط بيه كعضو في لجان المكتب وتضامنه مع المكتب كوحدة جماعية.
• رئيس المكتب ومن حيث ممارسته للديمقراطية في عمله وحسن أدارته للاجتماعات وهل يفسح المجال لكافة الأعضاء للمشاركة في النقاشات وحسن تمثيله للمكتب والمنظمة أمام المنظمات الأخرى ولباقته في توضيح توجهات المكتب التنفيذي ونشاطاته.
• الأمين العام ومن حيث مدى نجاحه في إعداد جدول أعمال الاجتماعات والاستعداد المسبق لكل اجتماع عن طريق توفير المعلومات للأعضاء في وقت مسبق عن كل فقرة من فقرات جدول الأعمال وتحرير المحاضر ومتابعة فقراتها والأعداد لاجتماع الهيئة العامة وكتابة التقرير الإداري السنوي.
• الأمين المالي ومن حيث حرصه على أموال المنظمة وتنظيم أوجه الصرف وأعداد الميزانية السنوية والتأكد من دقة الحسابات الختامية قبل عرضها للجهة التي ستقوم بتدقيق الحسابات الختامية وأعداد التقرير المالي السنوي للمنظمة لعرضه في اجتماع الهيئة العامة ووضع الأسس التي توزع عليها الميزانية لهياكل المنظمة بالتنسيق مع اللجان الخاصة بذلك.
هذه مجرد نقاط أساسية وهناك استمارات خاصة بكل تقويم يمكن اللجوء إليها حتى تكون أساس مقنن للتقويم دون أن يتأثر بالانحياز الشخصي إذا أتخذ المكتب على عاتقه تحديد فقرات التقويم كل مرة يقرر ذلك كما أن الاستمارات المقننة تحافظ على وحدة المكتب من حيث تجرده من الآراء الشخصية ومن ظهور الحساسيات الشخصية بين الأعضاء في إجراءات التقويم.
لابد من أن أذكر هنا أن التقويم لا يشمل المكتب التنفيذي فقط وإنما كل هيكل من هياكل المنظمة وبشكل منتظم ومحدد مسبقا في خطة المنظمة والمهم هو يحدد أسلوب التقويم ومن يقوم بيه وزمنه. وعن طريق هذا التقويم سيكتشف المكتب التنفيذي والهياكل الأخرى في المنظمة:
• أين كانوا؟
• أين موقعهم الآن؟
• كيف وصلوا إلى هناك؟
• وهل وصلوا إلى هذه النقطة بكفاءة؟
• وما يمكن فعله في المستقبل لتحسين النتائج؟
أن تقويم هياكل المنظمات الرياضية لنفسها ظاهرة أدارية صحي
ة تعكس مدى جدية الأعضاء في أداء واجباتهم والتي تطوعوا لتنفيذها بالأصل. والتقويم أداة للتعبير عن رغبة هذه الهياكل التقيد بمبدأ تحقيق الشفافية والتقيد بالمسؤولية واستعداد المنظمة للمسائلة من قبل كل من له مصلحة في المنظمة، وبالطبع غياب التقويم يعكس قلة المعرفة في الأصول الإدارية الحديثة المتبعة من قبل المنظمات الرياضية بصفتها منظمات غير حكومية تعمل للصالح العام.
برجاء ذكر المصدر حتى تعم الفائدة :المكتبة الرياضية الشاملة : تقويم المكتب التنفيذي في المنظمات الرياضية
المكتب, التنفيذي, التقويم, المنظمة, تقويم, للمكتب, أعضاءه, الأهداف, الهيئة, تحقيق, العمل, العامة, الذاتي, أعضاء
الحد الأدنى لطول التعليق هو 255 حرفا. التعليقات خاضعة للإشراف
المقالات التي قد تهمك أيضا:
عضو المكتب التنفيذي
عضو المكتب التنفيذي د. تيرس عوديشو عندما يرشح الهيئة العامة نفسه لعضوية المكتب التنفيذي انه بذلك يتطوع لوضع خدماته ومعارفه ووقته في خدمة مصالح المنظمة، لذا عليه أن ينفذ واجباته كعضو في المكتب
اللجان، أنواعها وواجباتها
اللجان، أنواعها وواجباتها د. تيرس عوديشو جزء مكمل لهيكلية أي منظمة هي اللجان والتي تشكل من قبل المكتب التنفيذي للمنظمة والتي تقوم بمساعدة المكتب التنفيذي وتلك التي تشكل من قبل الإدارة والتي تقوم
المكتب التنفيذي
المكتب التنفيذي ذَكَرتُ في المقالة السابقة ان هيكلية المنظمة الرياضية غير الحكومية اللاربحية تتكون من الهيئة العامة الذي يمكن ان تُشَبَه ببرلمان المنظمة ومكتب تنفيذي او مجلس ادارة الذي يمثل السلطة
أسس منح الميزانية السنوية للاتحادات الوطنية
أسس منح الميزانية السنوية للاتحادات الوطنية توسعت واجبات واحتياجات المنظمات الرياضية الوطنية بمستوى لا يمكن أن تؤدي رسالتها دون أن تتوفر لديها الأموال الكافية لذلك، وفي معظم الأحيان تأتي هذه الأموال