|
Sport.Ta4a.Us المكتبة الرياضية > الإدارة الرياضية والترويح > المكتب التنفيذي المكتب التنفيذي
|
|
المكتب التنفيذي
بقلم د. تيرس عوديشو
وحتى ان الاتحاد الدولي لكرة القدم اتخذ قرار يحث الاتحادات الوطنية في كرة القدم على تعيين مدير تنفيذي لها مكان سكرتير منتخب في الاتحاد وذلك لثلاثة اسباب اولها ان السكرتير المنتخب قد يتغير كل اربع سنوات نتيجة للانتخاب او حتى قبل ذلك، وثانيا انه قد لايتمتع بكفاءة ادارية، وثالثا الحاجة الى الاستمرارية في ادارة مهنية لا تخضع للانتخاب يمكن ان تستمر لسنوات عدة وبقاء المدير التنفيذي او كوادره في الوظيفة يعتمد على الكفاءة في انجازالعمل وليس على الانتخاب. وهكذا نجد ان الهيئة العامة ترسم الاتجاه العام للمنظمة والمكتب التنفيذي يضع الخطط لتنفيذ الواجبات المناطة به والمدير التنفيذي يدير المنظمة وينفذ هذه البرامج مع موظفي الادارة تحت امرته.
دور المكتب التنفيذي
تختلف نظريات الحُكُمْ في تحديد دور المكتب التنفيذي في المنظمات الربحية واللاربحية والمنظمات الرياضية ولكن بشكل عام نجد ان من الواجبات الرئيسية للمكتب التفيذي او مجلس الادارة حسب Miller-Millesen (2003) هي:
صياغة الرؤا ورسالة المنظمة
وضع الاستراتيجيات ومراقبتها
صياغة سياسات العمل
تعزيز الصورة العامة للمنظمة
مراجعة ومراقبة النشاطات الادارية وادائها تقديم التقارير للهيئة العامة ومن لهم مصلحة في المنظمة توظيف المدير التنفيذي وتقويم عمله وتوفير النصيحة ومكافئته ظمان تقيد المنظمة بالقوانين السائدة في البلد ادارة المصادر المالية وضع خطة لمعالجة المخاطر التقويم الذاتي وتقويم الاعضاء على انفراد البدىء بنشاطات تنمية قدرات المكتب هذا ويجتمع المكتب التنفيذي عادة 4 الى 6 مرات في السنة لتنفيذ الواجبات اعلاه اما الادارة اليومية للمنظمة فتترك للمدير التنفيذي وموظفيه. ومن مسؤوليات المكتب التفيذي او مجلس الادارة الاخرى اضافة الى التي سبق وان تم ذكرها في مقالات سابقة نجد ان لاعضاء المكتب التنفيذي مسؤوليات قانونية كما هي موثقة في قوانين المؤسسات في الدولة وهي مسؤولية الاهتمام ومسؤولية الولاء للمنظمة والخضوع لمسؤولية (النية الحسنة) ومسؤولية الصراحة. ومن اعمال عضو المكتب التي تعكس النية الحسنة هي العمل بصدق وبامانة يرافقه احسن النيات لاجل افادة المنظمة اللاربحية. ومن امثلة الاداء الذي يعكس الاهتمام الجيد هي بذل جهد معقول وباهتمام لاجل ان يعرف مهمة المنظمة وخططها وسياسة (سياقات) عملها وان يتاكد بانها فعلا تخدم احتياجات المجتمع الذي يمثله المكتب. وعليه ان يتاكد من ان نشاطات المنظمة تتماشى مع مهمة وخطط وسياسات المنظمة وانها تتماشى مع القوانين والانظمة المتبعة في المجتمع. ويشارك مشاركة كاملة في اجتماعات المكتب وان يدرس القرارات ويناقشها ويقرأ ويقيم ويَضمِن دقة التقارير كافة من ضمنها محاضر الجلسات والتقارير المالية والتقييم. وعليه ان يتحقق من ان المنظمة تملك المصادر الوافية ومن ضمنها البشرية والاموال والممتلكات الاخرى. ومن امثلة اداء واجبات الولاء للمنظمة هي اتخاذ القرارات المعقولة وبجهد يعبر عن حسن النية عند العمل كعضو المكتب او كموظف وان يفكر دائما بالاولويات وان يقرأ ويقيم التقارير كافة ويتاكد من دقتها ومن ضمنها محاضر الاجتماعات والتقييمات المالية. ومن هذه المسؤوليات ايضا التركيز على المنظمة وليس التركيز على نفسه او اي منظمة اخرى وان يشارك الآخرين في الافكار والآراء والنصائح لاجل تقدم المنظمة ويمثلها بشكل ايجابي وبوضوح. وعند الاخذ في الاعتبار النشاطات الاكثر خصوصية التي ينجزها المكتب التنفيذئ على عضو المكتب ان يحافظ على سرية اسلوب اتخاذ القرارات داخل مجلس الادارة حتى عندما يكون معارض لها. هكذا نجد ان للمكتب التنفيذي مسؤليات محددة بغض النظر عن طبيعة المكتب التنفيذي وهي مسؤليات اجتماعية وقانونية وكذلك لاعضاء المكتب التنفيذي المسؤوليات نفسها بالرغم من انه يعمل بشكل طوعي لان عضوية المكتب التفيذي لاي منظمة تعد مسؤولية وواجب بمجرد قبول العضو العمل فيها ويتحمل تبعات عمل المكتب يكامله حتى لو كان غير مسؤول عنها. ----------------------------
تكثر الكتابات عن المكتب التنفيذي (أو مجلس الإدارة) في المنظمات الرياضية لأنه يُعدُ الربان الذي يوجه المنظمة الرياضية ويعزى له نجاح المنظمة أو فشلها، لهذا يحتاج الموضوع إلى عدة مقالات توضح جزء من طبيعة عمله ومن واجباته وصلاحياته والتي يجب أن يعرفها كل من يرغب أن يكون عضواً في مكتب تنفيذي لمنظمة رياضية.
وقد سبق وان ذكرت أن المنظمة الرياضية تتكون من ثلاثة هياكل تنظيمية وهي الهيئة العامة والمكتب التنفيذي (أو مجلس إدارة) والإدارة، وقد برز دور الإدارة مؤخرا نتيجة للتطورات السياسية والاجتماعية والمالية والإعلامية التي حدثت في ميدان الرياضة مما جعل الحكومات تساهم في دعم الرياضة ماليا وماديا، وهذا الدعم عزز الحاجة إلى كادر إداري مهني يدير المنظمة عوضا عن المتطوعين التي تتميز بهم قيادات المنظمات الرياضية، وهكذا نرى أن غالبية المنظمات الرياضية المتقدمة تحوي على الهياكل الثلاث أعلاه.
الهيئة العامة: من واجبات الهيئة العامة تشريع القوانين واللوائح الداخلية وهو يمثل القاعدة الكبيرة للمنظمة، والهيئة العامة هي التي تختار المكتب التنفيذي وتمنحه جزء من صلاحياتها غير التشريعية كما إنها تراقب عمل المكتب التنفيذي وتتابعه من النواحي الإدارية والفنية والمالية، وتصادق على الإستراتيجيات التي يضعها المكتب التنفيذي، ومن صلاحيات الهيئة العامة طرح الثقة بعدد من أعضاء المكتب أو جميعهم كما لها الصلاحية بحل المنظمة وتسليم ممتلكاتها وماليتها إلى الجهات المسئولة.
المكتب التنفيذي: هو المسئول عن توجيه المنظمة ورسم مسارها المستقبلي ويحرص على أموالها ويضع الخطط الإستراتيجية الفنية والإدارية والمالية لها وكما يضع الخطة العملياتية السنوية للمنظمة والمكتب التنفيذي يوجه ويقود ولكنه لا يدير، إذ أن الإدارة يجب أن تقع ضمن صلاحيات المدير التنفيذي الذي يعينه المكتب التنفيذي ويتابع عمله ويقيمه دوريا ولكن لا يتدخل بشكل مباشر في عمله كمكتب أو كأعضاء في المكتب.
طبيعة المكتب التنفيذي
يتميز المكتب التنفيذي بكونه هيئة قيادية جماعية يشترك في القيادة أعضاء المكتب كافة وهذه القيادة الجماعية تساعد على تركيز المكتب مسعاه لتحقيق رسالة المنظمة وتحد من أي أجندة خاصة لفرد أو مجموعة في المكتب لتحقيق مصالح خاصة واستغلال نفوذ المركز في المكتب التنفيذي. من فوائد القيادة الجماعية إنها تشكل تجمُع لعدد من الأفراد من مختلف الاختصاصات والمعارف والمهن وبهذا يتمتع المكتب التنفيذي بمنظور واسع وبعمق في الخبرات وبذلك تتفوق هذه القيادة الجماعية على قدرات أي فرد فيه، ويعبر المكتب التنفيذي عن نفسه كوحدة واحدة يمكن أن يجمع بين وجهات نظر مختلفة في رؤية مشتركة وأهداف مشتركة ويخدم كقوة لتوحيد المنظمة بكاملها ولكن عندما لا يعمل المكتب التنفيذي بقيادة جماعية سيتحول دوره الايجابي في توجيه المنظمة وقيادتها إلى دور سلبي يظهر من خلاله تخبط المكتب في عمله.
هكذا عندما يتسم عمل المكتب التنفيذي بالفردية في اتخاذ القرارات سنجد فيه ضعفاً في اتخاذ القرارات وتذبذب في الأداء الإداري والمالي والفني ويكون الانجاز عشوائي يصيب مرة ويخطأ مرة أخرى بينما لا نجد هذه العشوائية عندما يعمل المكتب كوحدة واحدة تجمع بين قدرات أعضاءه الفردية ويحولها إلى قيادة موحدة ذات رؤى مشتركة وأهداف محددة بمختلف الشخصيات والثقافات والنفسيات وتسعى إلى خدمة المنظمة وكافة من لهم مصلحة فيها، ولمعرفة ما إذا كان المكتب التنفيذ يسير في الاتجاه الصحيح لابد من تقويم نفسه وتقويم أعضاءه على وفق مؤشرات محددة مسبقا ومتفق عليها من قبل أعضاء المكتب كافة.
مؤشرات على ضعف في عمل المكتب التنفيذي
إن المؤشرات أدناه دلالة إلى أن المكتب التنفيذي لا يعمل بشكل جيد وان عدم وجود هذه الدلائل يمكن أن يُعدُ مؤشرا للنجاح أيضا.
1- عندما يسعى أعضاءه إلى تقويض قوة المدير التنفيذي وصلاحياته في إدارة المنظمة ويتدخلون في عمل الموظفين مما يؤثر في نجاح الإدارة في تحقيق أهداف المكتب التنفيذي.
2- عندما يسعى أعضاء المكتب التنفيذي إلى خدمة مصالح الجهة التي انتخبتهم إلى عضوية المكتب أو التي يمثلوها والسهر على تحقيق مصالحها مضحين بذلك بالمصلحة الجماعية للمكتب لصالح مصالح فردية من خارج المكتب. وأحسن مثال لهذا نراه عندما يلجأ عضو المكتب التنفيذي إلى تحقيق امتيازات مالية وإدارية وفنية لصالح الاتحاد أو النادي الذي يمثله على حساب الاتحادات والأندية الأخرى.
3- عندما يكون المكتب التنفيذي صلبا لأكثر من اللازم في تعامله مع هياكل المنظمة الأخرى والأفراد من خارج المنظمة.
4- عندما يكون عمل المكتب التنفيذي بطيئا وغير كفوا في معالجة القضايا المختلف عليها بين أعضاءه أو بين هياكل المنظمة.
5- عندما يميل المكتب التنفيذي إلى التوافق في حل القضايا على أساس الحد الأدنى الذي يمكن الاتفاق عليه من بين أعضاءه وهذا العمل يضعف القرارات ويجعلها غير جدية في معالجة القضايا.
6- عندما يشمل المكتب التنفيذي في عضويته أعضاء غير كفيئين ومن ذوي الإمكانيات والكفاءات المتوسطة.
7- عندما يخضع أعضاء المكتب التنفيذي لإرادة ونفوذ رئيس المكتب أو المدير التنفيذي للمنظمة.
8- عندما يراعي المكتب التنفيذي أعضاءه القدامى الذين قد امضوا فترة طويلة في عضوية المكتب والذين يكونون عادة متعبين ولا يرغبون في أي تغيير وعارضون أي مقترحات وأفكار جديدة قد يشعرون إنها تقلل من نفوذهم وان تتطلب منهم جهودا إضافية عاملين وفق المبدأ، "إذا لم يكن مكسورا لماذا تصلحه"؟ كما نراهم دائما يقولون،" صار لنا سنوات ونحن نعمل بهذا الشكل لماذا المطالبة بالتغيير" ؟
9- عندما يستغل أعضاء في المكتب مركزهم فيه لتحقيق مصالح شخصية معرقلين بذلك اتخاذ أي قرارات قد تحد من منفعتهم الشخصية أو منفعة أقاربهم.
10- عندما يحوي المكتب التنفيذي على شخصيات متزمتة ومتعصبة يتدخلون في كل كبيرة وصغيرة من ضمنها الإدارة التي ليست من واجبهم مربكين بذلك عمل الكادر الإداري ومقللين من اندفاعهم في أداء واجباتهم، وينطلق هؤلاء الأشخاص من منطلق "الكل على خطأ وإنا فقط على صح".
11- عندما يفشل المكتب التنفيذي في وضع إطار عمل وتوصيف لادوار أعضاء المكتب التنفيذي حتى يعرف كل عضو دوره وواجباته وحقوقه.
12- عندما بفشل المكتب التنفيذي في التعامل ايجابيا في علاقته مع الهيئة العامة والإدارة ومن لهم مصلحة في المنظمة.
13- عندما يعمل المكتب التنفيذي كرد فعل للأحداث ولا يصنع الأحداث بنفسه.
14- عند التركيز لأكثر من اللازم على الجانب التطبيقي عوضا عن التركيز على التخطيط الاستراتيجي لها.
15- عندما يركز على تطبيق التعليمات على حساب تقدير أداء المنظمة.
16- عندما لا يوفر المكتب التنفيذي فرص لتدريب أعضاءه في العمل في المنظمات الرياضية.
17- عند فشل المكتب التنفيذي في وضع نظام لمسائلة أعضاء المكتب والموظفين في المنظمة متفق عليه بشكل مسبق ومتوافر لدى الجميع.
18- عند الفشل في معالجة قضايا أساسية تتعلق بسياسة المنظمة وغض النظر عنها مع علم الجميع بهذه المشاكل.
19- عند فشل المكتب في تحديد النتائج التي يسعى إلى تحقيقها مسبقا مما يشير إلى عدم وجود نظام تقويم فعلي وعلمي يضمن معرفة النتائج على حقيقتها.
وبقدر ما يبحث المكتب في تشخيص نقاط الضعف في عمله التي تُقوِمْ عمله وعمل أعضاءه عليه أن يسعى إلى البحث عن ايجابيات عمله أيضا. مؤشرات القوة في عمل المكتب التنفيذي أن الإجابة بنعم لهذه المؤشرات تعد إشارة إلى نجاح المكتب التنفيذي في عمله والإجابة بكلأ إشارة إلى ضعف عمل المكتب التنفيذي أيضا.
1- هل يجتمع المكتب التنفيذي في يوم ووقت محدد؟
2- هل يعمل المكتب التنفيذي على وفق قانون ولوائح المنظمة التي تأسست المنظمة بموجبها؟
3- هل وفر لكل عضو في المكتب التنفيذي نسخة من قانون ولوائح المنظمة لتكون مرجع له إثناء اتخاذ القرارات؟
4- هل يحدد المكتب التنفيذي جدول زمني لمناقشة كل فقرة من فقرات جدول أعماله
5- هل ينجز المكتب التنفيذي فقرات الاجتماع في الزمن المحدد لكل منها؟ ؟ دون هذا الجدول ستتشتت مناقشاته ويتأخر الاجتماع لساعات جديدة في اخذ ورد عقيم وينهك الأعضاء.
6- هل يوزع المكتب التنفيذي جدول أعمال الاجتماع وتقارير اللجان والموظفين في وقت مسبق للاجتماع حتى يطلع عليها الأعضاء؟
7- هل يتبع المكتب التنفيذي السياقات الجارية في اجتماعات المنظمة غير الحكومية؟
8- هل وضع المكتب كتيبا عن التزامات وواجبات المكتب التنفيذي وسياسات المكتب؟
9- هل لدى المكتب التنفيذي سياسات عمل تخدم كإطار لما هو متوقع من المكتب أن ينجزه؟ مثل:
- سياسة وسياقات الإدارة المالية.
- سياقات وسياسة في إدارة المصادر البشرية في المنظمة.
- تقديرات لتضارب المصالح.
- ميثاق الخلق.
10 - هل يستلم المكتب التنفيذي تقارير مالية للمنظمة بشكل دوري؟ وهل يطابق العمل المنجز نسبة إلى الميزانية المحددة له إضافة إلى النتائج المتوقعة والفعلية؟
وبعد الإطلاع على نتائج هذا التقويم يمكن أن يشخص المكتب التنفيذي نقاط الضعف ونقاط القوة في عمله كجهة مسئولة عن تحديد مسا ر المنظمة وان يعمل على تصحيح الأخطاء وتعزيز العمل الايجابي. ولكن يجب أن نتذكر أن المكتب التنفيذي يتكون من مجموعة من الأفراد من اختصاصات وثقافات وخبرات مختلفة ولكن ما يقدمه كل منهم يؤثر ايجابيا أو سلبيا في مسيرة المنظمة، ولهذا سيكون موضوعنا التالي هو دور عضو المكتب التنفيذي في المكتب. العودة إلى الصفحة السابقة - المكتبة الرياضية - www.sport.ta4a.us |